¿Qué es el arqueo de caja? Todo lo que necesitas saber

Dividida en una serie de apartados, a continuación vamos a analizar en detalle una práctica de registro y análisis de los movimientos de dinero, vital para la prosperidad de cualquier negocio.

¿Qué es el arqueo de caja y para qué sirve?

Esta práctica se centra en verificar que esté contabilizado todo el dinero que ingresó a un negocio, y que ese monto se corresponda con el efectivo en la caja.

¿Por qué es fundamental realizarlo regularmente?

La constancia en el seguimiento de los movimientos de caja da como resultado beneficios para la seguridad financiera del negocio e impacta en la gestión. Veamos por qué.

Beneficios del arqueo de caja para la seguridad financiera

En primer lugar, un error contable no subsanado se magnifica y se vuelve más complejo con el pasar del tiempo. En segundo lugar, los cambios de turno de cajeros son constantes, por lo que resulta fundamental un seguimiento regular.

Impacto en la gestión de un negocio

Si no hay una coincidencia en las entradas de dinero y el dinero en caja durante los cambios de turno de cajeros, comienzan los problemas de gestión. En cambio, un negocio con controles regulados es un negocio eficiente y un equipo cohesionado de empleados.

Tipos de arqueo de caja: ¿cuál es el adecuado para tu negocio?

Existen distintos tipos de arqueo que se corresponden con la frecuencia de tiempo e, incluso, con el factor sorpresa.

Arqueo diario

La frecuencia diaria tiene la ventaja de dar un control total de la caja, por lo que se reducen mucho las probabilidades de inconsistencias.

Arqueo semanal y mensual

Las frecuencias semanales y mensuales dan una perspectiva más general del movimiento de caja y permiten, a la vez, asegurarse de que se haya hecho bien el control diario.

Arqueo sorpresa

Un tercer tipo de arqueo es el control sorpresa, útil contra cualquier tipo de adaptación a los controles.

¿Cómo realizar un arqueo de caja efectivo? Paso a paso

Realizar un control efectivo precisa una serie de procedimientos estrictos.

Preparación del espacio y herramientas necesarias

Una vez que un cajero haya terminado su turno, los elementos que deberá tener a mano el encargado son:
 

- Ventas diarias.

- Cuánto dinero hay en la caja al comenzar la jornada o el turno y cuánto al final.

- Cuánto ingresó al negocio en todos los medios de pago.

- Si se hicieron descuentos de algún tipo.

- Si hubo salidas de dinero por razones excepcionales.

Revisión del efectivo y de los medios de pago electrónicos

Entonces, es necesario sumar primero el dinero que había al comienzo. Supongamos que fueran 100 mil pesos. Luego, le sumamos la entrada de efectivo, supongamos otros 100 mil pesos. Las entradas por otros medios, como tarjetas y QR, en nuestro ejemplo otros 100 mil pesos, se cuentan aparte. La cuenta final debería dar 200 mil pesos en la caja y 100 mil en medios electrónicos.

Registro de discrepancias

Si hay un faltante se contabiliza como pérdida. Si, al contrario, hay más de lo que debería, se contabiliza como beneficio extraordinario.

Errores comunes y cómo evitarlos

En todo registro pueden aparecer errores. Veamos cómo evitarlos.

Falta de registros precisos

Pasa cuando fallaron los arqueos anteriores o cuando no se anotó, por ejemplo, la cantidad de efectivo en caja al inicio de una jornada o el turno de un cajero.

No realizar arqueos con suficiente frecuencia

Las verificaciones con mucho lapso de tiempo entre una y otra permiten errores de conteo de billetes o incluso hurtos.

No involucrar a más de un empleado en el proceso

Un solo empleado puede cometer errores, pero, si está acompañado, las probabilidades se reducen drásticamente.

Herramientas tecnológicas para mejorar el arqueo de caja

Mucho de lo que se hacía antes a mano, ahora lo puede realizar un software de modo más rápido y eficiente.

Uso de software de contabilidad y control de caja

El software de contabilidad elimina la posibilidad de errores de conteo y permite una automatización del control. Entonces, los empleados que perdían el tiempo en estas faenas, ahora pueden cumplir una función más útil.

Integración con sistemas de seguridad

Las transacciones automatizadas, y el escaneo de billetes, pueden integrarse a sistemas de seguridad como la videovigilancia, que evitan el hurto.

Importancia de la seguridad en el arqueo de caja

El monitoreo del proceso de fiscalización de una caja registradora permite no solo un control en el momento, sino una posible auditoría futura que puede evitar muchos dolores de cabeza.

Cómo evitar robos internos y externos

Para evitar los robos internos y externos, basta con hacer arqueos diarios, combinados con otros más espaciados, un software actualizado en las cajas y, fundamentalmente, implementar un sistema de seguridad con cámaras que cubran el interior y el exterior del negocio.

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